Mau implementasi flexi-time? Pahami dulu biar tidak gagal paham

Metode penyelesaian pekerjaan berkembang dari waktu ke waktu. Beberapa jenis pekerjaan menuntut kehadiran secara terus menerus di ruang penyelesaian kerja (sering dikatakan ruang kerja). Namun perkembangan industri 4.0 dapat juga disikapi dengan bijak untuk mencapai efisiensi penyelesaian kerja.

Perusahaan yang menghasilkan produk barang, memang cukup terbatas dalam hal ruang penyelesaian pekerjaan. Perusahaan jenis ini membutuhkan alat-alat dan perkakas yang tidak dapat dengan mudah dipindahkan setiap saat. Mesin-mesin produksi yang besar, sparepart untuk menjaga, kesiapsiagaan apabila terjadi masalah pada alat produksi, membuat para pekerjanya butuh hadir di lokasi penyelesaian pekerjaan tersebut. Perusahaan seperti ini cenderung memiliki ruang penyelesaian kerja tetap yang luas, membutuhkan banyak sekali beban sewa, operasional, pemeliharaan, dan lain-lainnya.

Beda sekali dengan perusahaan (yang diawali dengan) IT, industri kreatif, dan sejenisnya yang memiliki ruang penyelesaian kerja yang lebih luas dan tidak terbatas dengan alat-alat penyelesaian kerja yang membuat para pekerjanya harus menempel ketat dengan peralatan tersebut untuk menyelesaikan pekerjaannya. Perusahaan seperti ini cenderung memiliki ruang penyelesaian kerja tetap yang tidak terlalu luas, (relatif kecil malahan), mengurangi banyak sekali beban sewa, operasional, pemeliharaan dan lain sebagainya.

Apa hubungannya dengan efisiensi?

Bukan berarti perusahaan yang membutuhkan ruang penyelesaian kerja tetap yang luas menjadi kurang efisien dibandingkan industri sebaliknya. Akan tetapi, baiknya setiap industri mulai membuka mata dan berevolusi mengejar efisiensi. Saat ini banyak perusahaan bermunculan untuk menyediakan produk dan layanan sejenis yang sudah ada di pasaran. Mereka siap menggerogoti pangsa pasar didalamnya sudah terdapat singgasana-singgasana nyaman market leader sebelumnya.

Menghasilkan barang dan jasa yang efektif sudah bukan lagi hal yang menyulitkan. Akses terhadap sumberdaya produksi saat ini semakin mudah dan tidak selalu dimonopoli oleh market leader. Perbedaannya ada di apakah proses di masing-masing perusahaan sudah sama efisiennya?

Perusahaan besar boleh menang di economic scale production. Tapi perusahaan kelas sedang hingga kecil, musti menang di efisiensi prosesnya. Tak hanya itu, seluruh perusahaan juga secara terus menerus mencari cara untuk mengurangi "waste" dalam setiap proses yang mereka lakukan untuk mencapai efisiensi maksimal.

Kenapa Flexi Time?

Flexi-time atau flexible time hanya satu dari sekian banyak metode untuk efisiensi proses pada sub konteks meng-efisiensi-kan ruang penyelesaian kerja. Terkadang seringkali dikaitkan bahwa implementasi flexi-time berkaitan positif dengan kualitas kerja yang dihasilkan. Beban penyediaan ruang penyelesaian kerja dapat diminimalisir melalui penerapan flexi time ini. Walaupun terkadang implementasi flexi-time tanpa aturan membuat pergeseran jam kerja yang tadinya 8 jam per hari, menjadi unlimited work respond time per hari nya.

Flexi Time

Flexi-time atau flexible working time adalah penerapan jam kerja untuk mengefisiensikan ruang penyelesaian kerja pada suatu organisasi. Yang harus diingat adalah, yang di efisiensikan adalah ruang penyelesaian kerjanya, bukan hasil pekerjaannya. Karyawan tidak dituntut untuk datang dari jam 8 hingga jam 5 sore setiap hari nya, namun dituntut untuk menyelesaikan rencana kerja mealui ruang penyelesaian kerja tanpa batas. Penerapan jam kerja sendiri kami klasifikasi menjadi:

Fixed Time

Fixed Time adalah penerapan jam kerja konvensional yang menurut kesepakatan internasional, dibatasi menjadi 8 jam kerja per hari jika bekerja 5 hari dalam seminggu, atau 40 jam kerja dalam seminggu. Jam kerja seperti ini bersifat rigid sesuai kesepakatan. Seringkali diasumsikan keterlambatan untuk masuk bekerja pada jam yang ditentukan dapat dikaitkan dengan potensi kerugian yang dapat diderita oleh perusahaan. Seperti keterlambatan operator line produksi masuk ruang penyelesaian kerja, dapat membuat aliran produksi terhambat dan perusahan tidak dapat mencapai target harian yang telah ditetapkan dalam kuantitas/kualitas produk.

Jam kerja fixed time ini sendiri memiliki modifikasi, seperti Tolerance-Fixed Time, dimana karyawan dapat memilih waktu toleransi masuk dan pulang kerja dengan catatan terpenuhi 8 jam dalam sehari.

Flexible Time

Seiring perkembangan industri dan teknologi, jam kerja flexible time mulai diperkenalkan dan populer di kalangan pengusaha, terlebih mereka yang telah memanfaatkan teknologi dalam bekerja yang memungkinkan untuk berkoordinasi dan korespondensi melalui jarak jauh sehingga kehadiran mereka secara fisik tidak lagi diperlukan.

Jam kerja seperti ini berlaku dinamis sesuai kesepakatan. Keterlambatan submit hasil kerja lah yang dapat dikatikan dengan potensi kerugian yang dapat diderita oleh perusahaan. Seperti keterlambatan seorang desain grafis dalam menyampaikan hasil pekerjaannya kepada atasan/klien nya sehingga terjadi keterlambatan perusahaan dalam meraih keuntungan.

"Jam kerja Flexi ini memiliki 2 model, yaitu flexi time dengan core time, dan flexi time tanpa core time"

• Flexi time with core time, penambahan core time dalam flexi time ini mengartikan bahwa perusahaan tetap mewajibkan karyawan untuk memenuhi sekian jam dalam satu periode untuk berada di kantor, apakah untuk kepentingan meeting rutin, meeting progress dan lain sebagainya. Seperti seorang karyawan flexi time diwajibkan untuk berada di kantor selama 20 jam dalam 1 minggu pada waktu-waktu yang dapat ia tentukan sendiri disamping ada waktu khusus seperti setiap senin pagi dan rabu pagi untuk meeting wajib internal.
• Flexi time with no core time, dimana tanpa adanya core time, karyawan benar-benar bebas mengatur diri sepanjang tugas yang diberikan selesai tepat pada waktunya. Mirip freelance? bisa jadi. Bedanya freelance dihitung sebagai self-employment, sementara flexi time employee terikat pada perjanjian kerja dengan perusahaan tempat ia bekerja.

Bagaimana cara implementasi Flexi Time?

Pertama, Jenis Pekerjaan

Harap diperhatikan, bahwa tidak semua jenis pekerjaan saat ini dapat mengimplementasikan jam kerja fleksibel. Identifikasi jenis-jenis pekerjaan yang berpotensi memiliki ruang penyelesaian kerja yang dapat dibuat lebih luas hingga keluar kantor. Segala bentuk pekerjaan yang terikat dengan mesin-mesin produksi besar yang tidak fleksibel untuk berpindah, tidak dapat dikategorikan sebagai jenis pekerjaan yang akan fit dengan metode flexi time, setidaknya tidak untuk saat ini.

Kedua, Set Mindset

Kebiasaan bahwa biasanya kantor (ruang penyelesaian kerja) haruslah penuh dengan karyawan harus perlahan-lahan dikikis dan digantikan dengan mindset bahwa karyawan haruslah berkontribusi penuh pada hasil dan kualitas hasil kerja.

Ketiga, Infrastruktur

Penyebab flexi-time mulai populer adalah kemajuan infrstruktur teknologi informasi. Maka tanpa hal ini, flexi-time tidak akan bisa diterapkan. Perhatikan apakah infrastruktur teknologi di perusahaan anda sudah siap untuk mengakomodasi lalu lintas pekerjaan dengan penerapan jam kerja seperti ini, baik kecepatan data maupun kerahasiaan.

Keempat, Setting dan Delegasi Pekerjaan

Sebelum implementasi, masing-masing unit diharapkan dapat mempersiapkan bagaiman setting dan pembagian pekerjaan pada setiap member unit tersebut. Proses setting termasuk dengan bagaimana cara komunikasi dalam setiap pekerjaan yang ada, hingga menyiapkan dan menilai target hasil kerja.

Admin

Learning Human Capital

Read More

Kompetensi bukan bagian dari Penilaian Kinerja (atau Hasil Kerja) (Bag 1)

Metode penilaian hasil kerja telah menjadi perdebatan selama ini. Apalagi jika bukan tentang bagaimana caranya, apa yang akan dinilai, dan lain-lain. Perdebatan itu melahirkan pendekatan-pendekatan baru yang semakin maju (objektif), atau yang sedikit menyeleweng dari kerangka berpikir.

Saya akan mulai pelan-pelan.
Dalam hal ini saya mengajukan dalil pertama bahwa kinerja dan hasil kerja harus dibedakan terlebih dahulu.

Kenapa saya membedakan kinerja dan hasil kerja?

Pertama, Saya membedakan hanya untuk memudahkan penjelasan. Walaupun KBBI menjelaskan kinerja sebagai (1) sesuatu yang dicapai, (2) prestasi yang diperlihatkan, (3) kemampuan kerja (tentang peralatan), tapi belum bisa membedakan antara apakah kinerja itu adalah sesuatu yang dicapai (dalam maksud hasil akhir), atau bagaimana sesuatu memiliki kemampuan kerja tertentu yang disyaratkan (saat bekerja). Kinerja saya spektrumkan menjadi tinggi-rendah, sementara Hasil Kerja saya spektrumkan dengan tercapai-tidak tercapai. Sekilas sama, tapi mari kita coba perbedaannya.

Ibaratnya didepan kita ada sebuah mesin, dalam industri, salah satu metode untuk mengukur "kinerja" mesin adalah OEE atau Overall Equipment Effectiveness. Sederhananya OEE akan melihat downtime, loss dan defect pada produk (hasil). Hasilnya, jika OEE tidak sesuai standar yang ada, maka perlu dilakukan proses peningkatan pada mesin agar dapat bekerja dengan baik dan maksimal. Jadi secara fundamental, apakah yang dianggap kinerja pada mesin itu dapat disebut sebagai hasil akhir (produk) untuk dinilai? Tentu bukan, walaupun mesin tersebut memang akan memproduksi produk-produk yang telah ditetapkan. OEE bersifat prediktor. Dengan menghitung OEE, maka dapat diprediksi kinerja mesin atau apakah mampu/tidaknya mesin tersebut mencapai/tidak mencapai target yang ditetapkan.

Lalu hasil kerja? Ya jelas, itulah produk akhir dari mesin tersebut yang telah ditetapkan. Jadi mengkalkulasi kinerja (seperti OEE) akan menghasilkan sebuah prediksi akan apakah hasil kerja yang ditetapkan terhadap mesin tersebut dapat tercapai atau tidak.

Kita lanjut...

Lalu apa hubungannya dengan judul?

Sebenarnya saya tertarik untuk menulis ini karena seringkali melihat praktek penilaian akhir hasil kerja tahunan suka ditambah-tambahkan dengan kolom kompetensi (sekedar buka-bukaan, saya dulu juga mempraktekkan hal yang sama lho), dan hasilnya digabungkan dengan hasil akhir kerja.

Setelah dipikir ulang, perasaan mengganjal itu pun mulai menjadi pertanyaan besar tentang, apa yang seharusnya dinilai pada penilaian akhir tahunan tentang sebuah jabatan. Hingga saya sampai pada kesimpulan bahwa tidak tepat jadinya jika kompetensi dinilai hasilnya dan digabungkan hasilnya dengan hasil akhir kerja (kebanyakan akan berkata KPI, lain kali saya mau tulis tentang ini juga) sebelum disebut Nilai PA (Performance Appraisal)

Karena...

bersambung...

Fawzan Yahya Patria - Consultant

Learning Human Capital

Read More

Trik Negosiasi Gaji

Interview HRD terlewati, segala macam tes berhasil lulus, calon atasan pun agaknya mencintai, medical check up juga berakhir positif (sehat maksudnya), tinggal lah pada saat yang ditunggu dan mendebarkan... PENAWARAN GAJI.

Sebelum bicara tips trik dalam penawaran gaji, kita kupas sedikit dulu tentang arti gaji ini sendiri.

Gaji (atau dalam bahasa undang-undang, adalah UPAH), tentu saja adalah nominal yang diberikan kepada kita atas imbal jasa/kerja/usaha yang kita berikan kepada pemberi kerja. biasanya diberikan secara bulanan, namun ada juga yang bersifat harian.

Upah ini punya komponen-komponen. yaitu:
1. Gaji Pokok
2. Tunjangan Tetap (jika ada)
3. Tunjangan Tidak Tetap (jika ada)

Sementara besaran gaji pokok pada upah, tidak boleh kurang proporsinya dari 75% dari upah itu sendiri yang dilihat hanya dari gaji pokok + tunjangan tetap saja.

Untuk karyawan baru (istilahnya karyawan fresh graduate), umumnya tidak terlalu memperhatikan masalah upah ini sendiri. Bagi mereka yang penting cepat kerja, dapat gaji (upah), punya titel karyawan kantoran, tiap pagi ngantor, dapat benefit kesehatan, dan lain-lain. Upah pun tidak terlalu peduli nominalnya, yang penting taunya adalah minimal UM alias Upah Minimal, yang 2019 ini untuk DKI Jakarta dipatok 3,9 juta-an.

Beda cerita untuk karyawan yang ingin ganti seragam alias pindah kantor yang biasanya suka bingung saat dihadapkan pada episode "negosiasi gaji"

MAU NEGO GAJI BERAPA?

Pertama, sebelum perang, ketahui medan perangnya dulu, musti ingat komponen kompensasi dan benefit itu memuat sedikitnya:

1. Upah

2. Tunjangan-tunjangan

3. Pajak atas upah dan tunjangan

4. Benefit kesehatan

5. Lainnya

siapkan senjata sendiri. Pastikan:

1. Berapa nominal upah saat ini, THR dapat berapa kali upah, setahun berapa kali upah

2. Berapa nominal tunjangan tetap saat ini jika ada

3. Cek apakah pajak atas upah saat ini dibayarkan perusahaan (net/gross up) atau kotor (gross)

4. Berapa nominal tunjangan tidak tetap saat ini jika ada, dan aturan pemberiannya

5. Pastikan plan benefit kesehatan kita seperti apa saat ini, rawat jalan, inap, kacamata, dll

Sederhananya medan perang dan senjata yang dibutuhkan adalah itu.

LALU?

Banyak pelaku di dunia persilatan akan mengatakan bahwa kenaikan gaji jika pindah dari perusahaan ke perusahaan lain berlaku aturan maksimum kenaikan 30% (walaupun secara nominal, banyak juga yang bisa naik 2-3 kali lipat lho,)

Lalu apa sih 30% itu? Jika gaji sekarang Rp. 5.000.000, lalu saat pindah nanti ditawari 6.500.000, apakah sudah benar 30%? Jawabannya belum tentu!

Bayangkan kenaikan nominalnya memang 30%, tapi lokasi kerja jauh di pinggir kota, sementara kita tinggal di sisi kota sebaliknya..

Bayangkan kenaikan nominlanya memang 30%, tapi jika disetahunkan malah lebih rendah atau sama dengan kondisi upah sekarang jika sama-sama disetahunkan.

SETAHUNKAN!

Jurus nomor 1: Setahunkan yang pasti.

Komponen pasti adalah gaji pokok dan tunjangan tetap. maka setahunkan lah yang pasti terlebih dahulu. Dalam 1 tahun ada 12 bulan, ditambah THR 1-2 kali upah, ditambah jika ada kebijakan lain yang bisa menambah pendapatan setahun (misal setiap ulang tahun join kerja, dapat reward 1x upah tambahan, atau pada awal tahun dapat reward 1x upah untuk pendidikan, dll). Lihat apakah setelah disetahunkan, upah baru dan lama akan menjadi lebih besar, lebih kecil, atau sama saja.

Jurus nomor 2: Hitung yang tidak pasti.

Komponen yang tidak pasti biasanya adalah tunjangan tidak tetap, seperti uang makan yang dihitung perhari, uang transportasi yang dihitung perhari yang kalau tidak masuk maka tidak akan dibayarkan. Maka dapat dirata-ratakan jika sebulan 20 hari kerja, dan asumsinya masuk normal, maka yang tidak pasti ini akan jadi berapa. Lihat apakah setelah dihitung, apakah tunjangan baru dan lama sama atau lebih besar atau lebih kecil?

Jurus nomor 3: Pajak atas upah

Sudah pasti setiap kita menerima upah, akan dikenakan pajak oleh negara. Perhatikan apakah pajak ini ditanggung oleh perusahaan (dibayarkan) atau dipotong langsung pada upah kita. Konsekuensinya di awal upah disepakati 5jt, jika pajak ditanggung perusahaan, maka masuk kantong jadi bersih 5jt, sementara jika pajak kita yang bayar (gross), maka setelah dikurang pajak, mungkin hanya 4,8jt yang akan masuk ke rekening. Solusinya jika masuk ke rekening lebih rendah, maka nego upah lebih besar lagi untuk menutup itu.

Jurus nomor 4: Benefit kesehatan

Ini adalah jurus penting yang suka dilupakan. Tentang asuransi pihak ketiga (selain BPJS Kesehatan) jangan malu dan ragu untuk tanya detail tentang insurance plan di perusahaan baru dan bandingkan dengan yang lama. Bayangkan jika di perusahaan lama rawat jalan dibayarkan full oleh perusahaan, sementara di perusahaan baru, mungkin hanya 50% nya saja, atau bahkan hanya sejumlah nominal yang tidak signifikan membantu. Solusinya jika lebih rendah, maka nego upah lebih besar untuk menutup itu.

Jurus nomor 5: Lain-lain

Perhatikan komponen-komponen lain. Jangan malu juga bertanya apakah perusahaan baru nanti biasa memberikan bonus jika berprestasi pada karyawan? jika ada, secara rata-rata berapa perhitungannya? Lalu dapat bandingkan dengan perusahaan tempat anda bekerja saat ini dan siapkan perangkat solusinya.

KESIMPULAN

Tidak perlu khawatir dengan nego gaji untuk para pindahan. Nego lah sebaik-baiknya. Pertimbangkan juga lokasi dan lingkungan kerja yang baik dan nyaman. Jangan terburu-buru menerima atau menolak penawaran yang diberikan. 5 Jurus andalan di atas semoga dapat membantu dalam episode negosiasi gaji anda nantinya.

Fawzan Yahya Patria - Consultant

Learning Human Capital

Read More